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Desde el próximo primero de enero de 2019, la factura electrónica será obligatoria para todos los responsables de declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo, según lo estipulado en la reforma tributaria de 2016 o Ley 1819.

La información aquí contenida es simplemente material informativo que se pone a disposición de las pymes. Es responsabilidad exclusiva de los clientes y las pymes el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable.

De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la meta para esta fecha propuesta es que cerca de 500.000 contribuyentes estén facturando por esa vía. Juan Felipe Uribe, gerente de Desarrollo de Nuevos Negocios de Grupo Bancolombia explica en entrevista para Actualízate, aspectos claves sobre la facturación electrónica.

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¿Qué beneficios tendrán las empresas que adopten la factura electrónica?

Los países que ya han adoptado la facturación electrónica destacan estos beneficios:

  • Reducción en el tiempo de generación, envío, aceptación o rechazo de este documento, lo que impacta directamente el capital de trabajo de las compañías, porque lo que antes se hacía en días hoy se hace en minutos.
  • Se reducen los costos de impresión, envío y almacenamiento de todos los procesos relacionados con la factura tradicional.
  • Mejora la trazabilidad de compra y venta.
  • Brinda la posibilidad de potenciar los productos de Cash Management y Factoring, con el fin de mejorar los procesos de facturación, recaudo y conciliación, a la vez que hay una integridad entre estos tres procesos que hoy funcionan por separado.

 

¿Cómo se deben preparar las empresas para este proceso?

La factura electrónica va a impactar muchos procesos. No es un tema solo tecnológico, sino que impacta los procesos comerciales, contables, logísticos, de abastecimiento, de cartera, entre otros. Esto implica que las empresas estén preparadas para asumir ese cambio.

Nuestra recomendación es empezar lo más pronto posible a involucrar las áreas financieras y de tesorería, porque puede traer beneficios también en lo financiero y lo operativo. Debe ser analizado por la estrategia de la compañía y no ser visto solo como un tema técnico.

¿Cuánto se puede demorar la implementación de la factura electrónica?

Los tiempos de implementación de la factura electrónica van a estar directamente relacionados con la capacidad de la empresa de adoptar esos cambios en los diferentes procesos financieros y administrativos. Si nos referimos a los tiempos solo del desarrollo tecnológico, estos pueden variar dependiendo de qué tanta integración quiera la compañía a su software administrativo y contable o ERP. Entre menor sea la integración, menor será el tiempo requerido para hacer esos desarrollos. Así, podríamos hablar de dos semanas, para una empresa que escoja a través de su aliado una solución completamente manual, y puede tardar hasta dos meses para una integración más automática.

Pasos para implementar la facturación electrónica

.1 Paso 1

Inicio de proyecto

Tener la voluntad en la empresa para emprender este proyecto.

.2 Paso 2

Implementación

No esperar las fechas límite para empezar la implementación. Las empresas que en este momento no estén obligadas para septiembre, sino para enero, deben comenzar de una vez analizando el impacto que la facturación electrónica va a generar en sus procesos administrativos y financieros.

.3 Paso 3

Documentación sobre Facturación electrónica

Documentarse sobre toda la legislación relacionada con la facturación electrónica, decretos y demás.

.4 Paso 2

Asesoría de un aliado experto

Conseguir un aliado experto que preste asesoría en la forma en la se que deben adoptar los cambios, teniendo en cuenta todos los procesos de la empresa. Este aliado debe tener la capacidad y la experiencia no solo de desarrollar tecnológicamente el proyecto, sino que además debe entender la legislación y saber cómo adaptarla a la actividad económica de cada organización.

¿De qué depende el costo de la implementación de la factura electrónica?

Los costos de desarrollo dependerán de la implementación tecnológica y de variables como el ERP (Enterprise Resource Planning) o el software contable que tenga la empresa. También influirá el nivel de integración entre la organización y el proveedor, y el número de facturas y otros documentos que se emitirán o se recibirán de manera electrónica mensualmente. Cabe resaltar que los gastos de implementación solo se deben pagar una vez, pero los costos asociados a la operación son mensuales y van a estar definidos por el número de facturas emitidas o recibidas y las notas crédito que realice la empresa.

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Las empresas que cumplan con estos requisitos serán autorizadas por la DIAN para ser proveedores tecnológicos de factura electrónica por cinco años. Al 18 de junio de este año, la DIAN había autorizado a 54 compañías a brindar este servicio.

Bancolombia acompaña a las pymes en este proceso

En Bancolombia queremos acompañar a las pymes a través de la alianza con Carvajal Tecnología y Servicios. De esta forma buscaremos integrar los servicios de facturación electrónica que presta nuestro aliado, con los servicios financieros de Bancolombia de Cash Management  y de Factoring , de tal manera que haya un flujo electrónico de documentos e impactemos los procesos asociados con facturación, recaudo y conciliación.

Carvajal presta un servicio de acompañamiento, asesoría, cambio en los procesos y desarrollo tecnológico y nosotros lo queremos complementar con nuestros servicios. Al final lo que vamos a ver es un impacto muy positivo en esos productos de facturación, recaudo y conciliación.

 

¿Qué ventajas tiene esta alianza para los clientes Bancolombia?

  • Hoy los procesos de facturación, recaudo y conciliación son aún muy manuales en la mayoría del segmento mipyme. Con la alianza las empresas se beneficiarán con la optimización de estos procesos.
  • La calidad de la información que reciben las empresas. Gracias a la alianza, nuestros clientes pueden identificar fácilmente la cartera que está siendo pagada, ya sea que la reciban a través de un convenio de pagos o uno de recaudos.
  • Adicionalmente, como estamos conjugando los productos de Cash Management  y Factoring , vamos a poder operarlos sin requerir tanta operatividad. Al final se va a traducir en la posibilidad de contar con más capital de trabajo disponible, mediante operaciones de Factoring.
  • La seguridad y la disponibilidad. La Plataforma de Carvajal para facturación electrónica se encuentra alojada en la Nube en servidores de Amazon, un proveedor reconocido en el ámbito internacional por los estándares de seguridad. Adicionalmente, esta plataforma se encuentra alojada en la Nube, lo que significa que no tiene restricciones cuando requiera manejar un mayor volumen de información, porque el procesamiento es fácilmente ampliable.
  • En el mercado encontramos proveedores de tecnología que tienen experiencia basada en el desarrollo de las tecnologías pero no han tenido un bagaje importante en el manejo o entendimiento de los procesos asociados a la facturación y a las carteras que tienen una normativa cambiante, por lo tanto es importante tener un aliado que más allá del desarrollo tecnológico, entienda muy bien los procesos, porque como hemos hablado, la adopción de la factura electrónica tiene impacto en distintas áreas de la compañía.

 

La factura electrónica es un documento que soporta las transacciones de venta de bienes y servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas, que traerá múltiples beneficios e impactará muchos procesos mediante su implementación en las empresas colombianas.

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